Начинайте не с функций, а с рабочего сценария
Первая версия должна доказывать пользу. Для этого нужно выбрать один сценарий, где есть понятный пользователь, входные данные, действие и измеримый результат.
Если пытаться сразу описать все роли, настройки и отчеты, проект быстро становится дорогим, но не обязательно более полезным.
Что нельзя откладывать
Даже в первой версии важны права доступа, журнал ошибок, резервные копии, понятные статусы и возможность восстановить ход обработки.
Эти вещи не выглядят как продающая функция, но именно они отличают рабочую систему от демонстрации.
Как подготовиться к оценке
Полезно заранее собрать описание текущего процесса, примеры данных, список пользователей, ограничения по инфраструктуре и критерии приемки.
Так команда быстрее отделит обязательное от желательного и предложит реалистичный первый этап.